Aufbewahrung und Archivierung

Die richtige Aufbewahrung von Dokumenten - digital oder traditionell? 

Heutzutage geht der Trend in Unternehmen immer mehr dahin, Dokumente digital aufzubewahren: Die elektronische Archivierung in Form von PDF- und Word-Dateien ist auf dem Vormarsch. Kein Wunder: Elektronische Datenverarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten spart nicht nur massig Platz, sondern auch Kosten, die ansonsten für die Lagerung von Archivbeständen anfallen. 

Wichtig: Dokumente, die in der elektronischen Form eingegangen sind (z.B. als E-Mail oder PDF), müssen in ebenjener Form aufbewahrt werden - eine Absicherung durch eine Aufbewahrung in Papierform reicht nicht aus. 

Dennoch: Um die klassische Archivierung kommt in den nächsten Jahren kein Unternehmen herum. Zumindest die jüngeren Unterlagen, etwa Rechnungen, Jahresabschlüsse oder Handelsbücher, liegen höchstwahrscheinlich noch in Papierform vor und sind entsprechend aufzubewahren.  

Abfall oder Archiv - was muss aufbewahrt werden? 

Man sollte auf keinen Fall den Fehler machen, alte Unterlagen einfach zu entsorgen. Je nach Art der Dokumente schreibt der Gesetzgeber eine verpflichtende Aufbewahrungsfrist vor. Abhängig von den jeweiligen Unterlagen muss eine Aufbewahrung für sechs oder zehn Jahre gewährleistet sein. 

Gemäß der gesetzlichen Abgabenordnung (AO) sind unter anderem folgende Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren: 

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Anweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union

Für sechs Jahre dagegen muss die Aufbewahrung von u.a. diesen Dokumenten gegeben sein:

• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergaben von versandten Handels- und Geschäftsbriefen
• sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Archivierung ist nicht alles: Auf das Wie kommt es an 

Aber das bloße Behalten der Unterlagen genügt nicht, um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Die Akten müssen nicht nur aufbewahrt werden, sondern bis zum Ablauf der Frist eine einwandfreie Lesbarkeit aufweisen. Konkret bedeutet das: Feuchte oder staubige Räume, die den Gesamtzustand der Dokumente negativ beeinträchtigen, eignen sich nicht zur Aufbewahrung und Archivierung. 

Auch Ordnung muss sein! Auch die sorgfältige Ordnung ist eine der Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten.    

Entsprechend sollten Aktenschränke und Aktenregale zur Archivierung zum Einsatz kommen. Aktenschränke und -regale gibt es in verschiedensten Ausführungen. Sie schützen nicht nur vor Feuchtigkeit, Staub und Schmutz, sondern erleichtern auch die Ordnung von Dokumenten. Aktenregale sind praktisch: Sie sind offen und bieten somit schnellen Zugriff auf die jeweiligen Unterlagen. Durch ihre Offenheit bieten sie Ordnern und Dokumente jedoch wenig Schutz - dieser wiederum wird von geschlossenen Aktenschränken gewährleistet.

Archivierung und Aufbewahrung in Ablagecontainern 

Ein Aktenschrank mit Flügeltüren oder Rollläden ist nicht billig. Preiswerter, aber nicht minder stabil und hochwertig sind da Alternativen aus Wellpappe. Ablagecontainer aus Wellpappe bieten denselben Schutz wie ein Aktenschrank: Sie lassen sich schließen und ermöglichen eine unkomplizierte Ordnung von Ordnern, Akten und Unterlagen und schützen die Dokumente vor Schmutz und Staub. Damit bieten sie die perfekte Hilfe zur Archivierung. 

Ein ebenso großer Vorteil ist die Lagerung von leeren Archiv-Kartons: Bis zu ihrem nächsten Einsatz können sie zusammengefaltet und somit platzsparend gelagert werden. 

Einzeldokumente und sogar ganze Ordner finden in praktischen Archivboxen Platz. Sie lassen sich schnell und einfach befüllen, senkrecht und hochkant lagern und sind leicht zu handhaben. 

Planboxen für außergewöhnliche Formate 

Doch nicht nur Papiere und steuerrelevante Akten, die in Ordnern Platz finden, verdienen eine sachgemäße Archivierung. Auch Pläne, Karten und Poster wollen über einen langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden.  Eine clevere Lösung bietet hier Planboxen. Sie lassen sich leicht befüllen und in Stapeln lagern, sodass jederzeit der Überblick über die archivierten Unterlagen gegeben ist. 

Haben Sie Fragen zu unseren Archivierungshilfen? Dann sprechen Sie uns gerne an - wir finden eine Lösung für Sie!